操作说明:以调用模板方式或自建流程方式来发起一组跨组织的协同工作。
选择【协同工作】 |【新建事项】,进入新建事项界面;或通过左侧快捷键【新建】|【新建协同】进入新建事项页面。如图4-11所示:
图4-11 新建事项
 功能键:
【发送】将建立好的协同事项,按照流程发送,事项进入【已发事项】列表中。当前页面跳转到【已发事项】页面。
【保存待发】将协同事项进行保存,不进行发送,事项进入【待发事项】列表中。用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。
【调用模板】直接调用已经建立好的 oa 系统预置的模板和个人建立的模板。其中,系统模板是公用的模板,由单位管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用性。
【插入】插入本地文件:添加本地计算机或网络计算机保存的文档;插入关联文档:添加 oa系统内保存的文档。
【存为模版】将协同保存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式,【协同模板】用于规范固化的管理或业务行为,包含了正文模板和协同模板。【格式模板】用于规范行文格式,有 HTML、Word、Excel、WPS 文字、WPS 表格和表单六种模式。【流程模板】用于规范与格式无关的审批或业务流程。
【正文类型】提供 5 种正文类型:标准正文、Word 正文、Excel 正文、WPS 文字、WPS 表格、PDF 正文。(安装控件才能操作)
【打印】协同事项在新建完成后未发送前,可以进行打印操作,以纸质文件保存查看(意见区的附件、关联文档以及赞图标均打印不出来)。
【编辑流程】通过选人界面方式建立流程,或对已建立的流程进行编辑,可以修改自由协同的节点属性、处理期限。
数据项:
【标题】协同事项的题目,不能为空。
【流程】协同的流程,可以新建流程,也可以用已经设置好的个人流程。(备注:可以在模板管理中建立流程模版,可以通过【编辑流程】功能对流程进行调整。)
【重要程度】标识协同事项的紧急程度,分为【普通】、【重要】、【非常重要】。选择【重要】或【非常重要】时,在已发事项列表中该协同标题前显示红色【!】或【!!】符号。
【关联项目】选择与发起者相关联的项目,必须已经建立了关联的项目。(备注:只有协同发起人是该项目的成员或者项目负责人,在下拉框才出现可以选择的项目。)
【预归档到】在建立协同事项,预先将协同归档到文档系统中。可预归档到【我的文档】、【单位文档】或【项目文档】中,预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。(备注:单位文档只有文档管理员可以对其进行操作,项目文档只有项目负责人可对其进行操作,普通人员只能操作我的文档。)
【流程期限】设定协同事项的处理期限。
【提醒】设置提前提醒时间,系统会自动给予提示,进行催办。
【更多操作】设置协同流转过程中的操作权限和跟踪状态以及督办设置,如下:跟踪:默认跟踪,个人首页的跟踪事项中显示该协同;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不能进行跟踪操作,且个人首页的跟踪事项中不显示该协同。也可设置协同督办人员、督办期限和督办主题。
【允许转发】:默认允许转发,该协同可以转发;勾选去掉,发起人及后序的处理节点,均不可以转发该协同。
【允许改变流程】:默认允许改变流程,该协同可以改变流程;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不显示【加签】、【减签】、【当前会签】、【知会】。
【允许修改正文】:默认允许修改正文,可以修改该协同正文;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不显示【修改正文】。
【允许修改附件】:默认允许修改附件,可以修改该协同附件内容;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不显示【修改附件】。(备注:只支持对 Office 附件内容进行修改。)
【允许归档】:默认允许归档,该协同可以归档;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中该协同不可以进行归档,且处理界面不显示【归档】。
【流程期限到时自动终止】此项默认不选择且置灰,只有当自由流程设置了流程期限,才可选择。如果选择此项,当流程期限到时还未处理则流程自动终止。
【正文】可以在正文中输入信息。
【附言】在附言文本区可以输入信息,最大只能输入 500 个汉字。在已发事项中,打开此协同,能够看到附言信息。
 新建事项的具体操作
第一、以自建流程方式新建协同的具体操作:
第一步:依数据项的说明,在新建事项界面,填写协同标题、正文信息等。
第二步:建立流程,点击流程输入框中的<点击选人>,在弹出的选人界面,选择流程处理节点人员。如图4-12所示:
图4-12 添加节点人员
在下拉框中显示系统设置的所有组织结构,有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息;左边区域罗列该组织的所有人员;右边区域是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左边区域,选择部门,根据选定的组织人员,选择人员,按【→】,选定到执行人区域。如果直接选择右边的【→】,表示整个部门被选定; 按【↑】【↓】进行已选项顺序的调整。根据工作的具体情况选择【并发】、【串发】、【多层】。
按【确定】按钮,确认流程后,自动退出该页面,回到【新建协同】操作页面,同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。
第三步:根据工作情况,可以将该事项选择预归档,选定预归档的目录,协同发送后,该协同会自动归档到预归档目录里。
第四步:根据工作需要,设定其他数据信息,设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。
第五步:点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送,页面自动跳转到已发事项下,发送后的协同显示在已发事项列表页面中。
第二、以调用模板方式新建协同的具体操作:
用户新建协同时,可以直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。其中,系统 模板是公用的模板,由单位管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实现规范化 管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用性。
第一步:在【新建事项】页面,点击【调用模板】,弹出调用模板网页对话框。
第二步:在左边列表中选择模板,单击【确定】按钮。如图4-13所示:
图4-13 选择模板
第三步:选择的模板将显示在新建事项中,包括标题信息、流程信息。如图4-14所示:
图4-14 选中的模板
第四步:用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。
第五步:点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送。发送之后该协同显示在已发事项列表中。
注意: 新建自由协同,编辑节点权限的时候不能选择到新闻审批和公告审批、表单审核和核定。  
第三、编辑协同流程节点的具体操作:
在新建协同过程中通过编辑流程可以进行协同流程的节点修改,如增加节点、删除节点、替换节 点和设置节点属性。在新建事项页面,点击【编辑流程】,弹出编辑流程对话框,选中流程中的某 个节点,如选择【张锦贤】,出现如图4-15所示编辑流程。
图4-15 编辑流程
功能键:
【增加节点】:可以在当前节点后面增加一个或多个节点,也可以在汇聚节点后面再增加新节点,可增加空节点。
【删除节点】:可以删除选中的节点。
【替换节点】:可以重新选择该节点人员或部门。
【节点属性】:可以对选中的节点权限进行修改。 
各功能操作步骤
增加节点: 
第一步:在流程节点中选择一个节点,或选择汇聚节点,选择【增加节点】,弹出选人页面,
在左侧下列表中选中人员,选择【->】。如图4-16所示:
图4-16 添加人员
第二步:单击【确定】按钮后,增加的节点将显示在流程中。如图4-17所示:
图4-17 添加节点
删除节点:选择流程节点中要删除的节点,选择【删除节点】,选中的节点将被删除。
替换节点:选择流程节点中要替换的节点,选择【替换节点】,在弹出的选人界面中选择替换节点人员或部门,在选人界面上点击确定后,编辑流程对话框中替换节点显示成了在选人界面选择的人员或部门,则替换成功。
设置节点属性:
第一步:在流程中选择要设置节点权限的节点,选择【节点属性】,弹出设置节点权限对话框,用户可以查看到节点的执行人,并可设置该节点属性。如图4-18所示:
图4-18 设置节点权限
第二步:选择【设置节点权限】下拉列表,选择节点权限。(下拉列表中的信息是由单位管理员在协同节点权限设置中来设置)。
第三步:选择【处理期限】和【提前提醒时间】。
第四步:选择是否把当前节点设置的权限应用于所有节点。
第五步:单击【确定】按钮,返回到【编辑流程】页面。
第六步:依次设定每个处理节点的节点属性后,在【编辑流程】页面,点击【确定】,流程节点信 息被保存。
其他操作
保存待发 :保存待发是将已经创建的协同事项暂时放到【待发事项】中,可在待发事项页面中将协同标题、 内容、流程等信息进行修改后再发送。
第一步:单击菜单【协同工作】,选择【新建事项】,在新建协同页面依次输入各数据项。
第二步:单击【保存待发】,新建的协同事项保存在待发事项中,页面跳转到待发事项。 
1. 存为模板
将协同存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式的个人模板。
第一步:单击【协同工作】菜单,选择【新建事项】,在新建协同页面依次输入各数据项。
第二步:单击【存为模板】,弹出另存为对话框。如图4-19所示:
图4-19 存为模板
第三步:输入标题信息,选择模板类型。
第四步:单击【确定】按钮,可以保存输入的模板,单击【取消】按钮,不保存。
2. 插入-本地文件
插入本地计算机或网络计算机保存的文档。
第一步:在【新建事项】页面,单击【插入】,选择【本地文件】,弹出选择文档对话框。如图4-20所示:
图4-20 上传附件
第二步:单击【浏览】按钮,选择要上传的文件。
第三步:单击【确定】按钮,选择的文件显示在新建协同页面。如图4-21所示:
图4-21 添加附件成功
3. 插入-关联文档
插入 A8 系统内保存的文档。
第一步:在【新建事项】页面,单击【插入】,选择【关联文档】,弹出选择插入关联文档对话框。如图4-22所示:
图4-22 插入关联文档
第二步:可选择协同和文档中心页签,勾选要选择的关联文档,已选择的关联文档会在【已选择】中显示出来。
第三步:单击【确定】按钮,选择的文件显示在新建协同页面。如图4-23所示:
图4-23 成功插入文件
4. 正文类型
选择协同的正文类型,包括标准正文、Word 正文、Excel 正文、WPS 文字、WPS 表格、PDF 格式。
第一步:进入【协同工作】|【新建事项】页面,输入协同标题、流程等相关信息。
第二步:点击【正文类型】按键,选择【Word 正文】。
第三步:系统弹出转换正文类型提示信息框,单击【确定】按键,协同的正文变转换为 Word 正文。如图4-24所示:
图4-24 正文编辑
5. 打印
对新建还未发送的协同进行打印操作,保存为纸质文件。
第一步:进入【协同工作】|【新建事项】页面,输入协同标题、流程、正文等相关信息;
第二步:点击【打印】按键,系统弹出协同打印页面。如图4-25所示:
图4-25 打印
第三步:在打印页面选择协同要被打印的的内容,进行打印设置、打印预览等操作,确定无误后执行打印,得到协同纸质文件。
6. 督办设置
对新建的协同事项设置督办人信息。
第一步:进入【协同工作】|【新建事项】页面,输入协同标题、流程、正文等相关信息。
第二步:点击【更多】按键,系统弹出更多设置栏目,右部区域进行督办设置。如图4-26所示:
图4-26 督办设置
第三步:选择督办人员、督办期限,填写督办主题,协同发送后督办信息将被保存。